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Guía Uso PDF Architect 4

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Guía Uso PDF Architect 4
Bienvenido a Departamento de Sistemas e Informática

Presentación

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Introducción

PDF Architect 4 es un potente programa modular que le permitirá leer, crear, convertir, editar, revisar y proteger los archivos PDF, además de añadir elementos y elaborar formularios. El programa ofrece las siguientes funciones:

  • abrir, guardar, imprimir y examinar los archivos PDF.
  • editar texto e imágenes de un documento electrónico.
  • añadir, eliminar, mover, redimensionar y girar cualquier elemento gráfico de un archivo PDF.
  • proteger los archivos PDF con contraseñas.
  • convertir documentos PDF a Word, HTML, TXT y archivos de imagen;
  • rellenar y crear formularios en PDF.
  • insertar números de página, imágenes y elementos de página.
  • aprobar y firmar documentos de forma electrónica.
  • extraer el texto de imágenes con la tecnología OCR.

PDF Architect 4 le permitirá armar su propia aplicación de PDF escogiendo tan sólo los módulos que le ofrezcan las funciones que necesita. También es posible optar por paquetes que incluyen ciertos módulos: el paquete Estándar, el paquete Profesional, el paquete PRO con OCR.

  • PDF Architect 4 Estándar le permite usar las funciones más esenciales como convertir, editar e insertar elementos a un documento PDF.
  • PDF Architect 4 Profesional le permite usar todas las funciones del PDF Architect 4 Estándar, además de usar plantillas profesionales y formularios, cifrar archivos PDF y administrar firmas digitales, examinar documentos con las herramientas de revisión, extraer páginas de un PDF y dividir documentos PDF en varios archivos más pequeños.
  • PDF Architect 4 PRO con OCR le permite usar todas las funciones del PDF Architect 4 Profesional además de convertir documentos escaneados en archivos editables que permiten búsquedas de texto, reestructurar y darle formato a un documento PDF y también reconocer el texto de una imagen.

Visión General

La sección Visión General del Programa le ayudará a orientarse en la interface de la aplicación PDF Architect 4. Si Usted sigue todos los puntos de la guía en esta sección, va a estar bien en su camino de usar el programa correctamente.

Visión General del Programa contiene las subcategorías siguientes:

  • Botón del Menú Principal: Para acceder a un conjunto de comandos que pueden ser aplicados al documento, haga un clic en el botón Archivos
  • Botones de título

-Haga un clic en el botón para minimizar la ventana principal de la Barra de Tareas

-Haga un clic en el botón para maximizar la ventana principal para ver la pantalla completa

-Haga un clic en el botón para cerrar la aplicación

-Haga clic aquí para ir al modo de pantalla completa

  • Barra de Herramientas de Acceso Rápido:La barra de herramientas de acceso rápido le permite usar las herramientas más comunes de una forma fácil y rápida: Abrir, Imprimir, Guardar, Deshacer y Rehacer. Algunas de estas herramientas también se encuentran en la página de inicio de la aplicación.

-Haga clic aquí para ir a la página de inicio de la aplicación

-Haga un clic en el botón para abrir el documento existente

-Haga un clic en el botón para imprimir el documento actual

-Hacer clic en el botón para guardar un documento activo

-Haga un clic en el botón necesario para deshacer o rehacer la última acción en el documento activo


  • Barra de la Cinta:Barra de la Cinta está representada por los tabuladores siguientes: Ver, Crear, Convertir, Editar, Insertar, Revisar, Formulario, Proteger y Firmar, OCR, Ayuda, Módulos y paquetes, Activar. Las funciones de PDF Architect 4 se distribuyen en las pestañas ubicadas en la parte superior del programa:

Si necesita un monitor más grande para poder trabajar, puede ocultar la barra de menú. Para hacerlo, simplemente hacer clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la barra. Para poder verla nuevamente, seleccionar una ficha cualquiera y hacer clic en .

  • Barra del Estatus:Para buscar un texto en específico, por favor escriba la palabra deseada en el campo Buscar y haga clic en el ícono de los binoculares. La palabra será resaltada tras la búsqueda. Haga clic en las flechas de arriba y de abajo para ir a la siguiente palabra encontrada.

-Ud puede ver el número de la página en que esa palabra especificada está colocada en el documento.

-Para ver el documento en el modo de la Pantalla Completa.

-Para fijar el modelo del documento (Una cara, Dos caras, Una cara continua, Dos caras continuas) .

-Para cambiar el tamaño de la página (Tamaño actual, Ajustar a la página, Ajustar a ancho)

-Para seleccionar un porcentaje de zoom actual, haga un clic

-Para acercar o alejar la imagen del documento actual.

  • Paneles auxiliares: PDF Architect 4 también cuenta con paneles auxiliares. Es muy fácil abrir un panel, tan sólo haga clic en la pestaña del panel deseado. Estas pestañas están ubicadas en los márgenes izquierdo y derecho del programa

Herramientas Básicas

En este capítulo, le explicamos todas las herramientas básicas de la aplicación PDF Architect 4

Iniciar la Aplicación

Para iniciar la aplicación, siga los siguientes pasos:

  • Haga un clic en el ícono de la aplicación (acceso directo) en cualquier administrador del archivo o presione ENTER.
  • Inicie la aplicación junto con el documento. Para obtener más información consulte la opción Abrir.

Salir de la Aplicación

Para salir de la aplicación, siga los siguientes pasos:

  • Haga un clic en el botón Cerrar localizado en la esquina superior derecha de la ventana de aplicación.
  • Haga un clic en Salir en el menú principal de la aplicación.
  • Haga un clic en Cerrar en el menú contextual de la barra de título de la aplicación.

Para obtener más información que se refiera a Cerrar.

Abrir

Para abrir un documento, siga los siguientes pasos:

Externo (fuera de la aplicación):

  • Haga un clic en cualquier archivo del administrador o presione ENTER si la aplicación está asociada con este formato del archivo.
  • Arrastre y suelte el ícono del documento (acceso directo) al ícono de la aplicación (acceso directo).

Interno (dentro de la aplicación):

  • Haga un clic en el ícono Abrir en la Barra del Acceso Rápido.
  • Use la combinación del acceso directo Ctrl + O.
  • Haga un clic en Abrir en el menú principal de la aplicación. Una vez aparezca la caja de dialogo Abrir Documento, seleccione el documento necesario.
  • Seleccione uno de los documentos usados recientemente de la lista de documentos recientes del menú principal o de la Página de inicio.
  • Vaya a la Página de inicio y haga clic en el botón Abrir PDF. Luego se abrirá el cuadro de diálogo en donde podrá seleccionar el archivo. *Una vez seleccionado, haga clic en Abrir.
  • Arrastre y suelte el ícono del documento (acceso directo) al área de trabajo de la aplicación.

Cerrar

Para cerrar un documento, siga los siguientes pasos:

  • Haga un clic en el botón Cerrar la Ventana en en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación.
  • Haga un clic en el botón Cerrar en la esquina derecha de la ventana de la aplicación.
  • Haga un clic en Salir en el menú principal.
  • Use la combinación del acceso directo Ctrl+F4.

Guardar

Existen varias maneras de guardar los documentos PDF. Se puede guardar un documento sin cambiar el nombre del documento o se puede guardar un documento con un nuevo nombre.

Guardar Documento Existente: Para guardar un documento existente, siga los siguientes pasos :

  • Haga un clic en Guardar en el menú principal.
  • Hacer clic en el ícono Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
  • Use la combinación de acceso directo Ctrl + S.

Guardar Documento Como:Para guardar un documento manualmente:

  • Haga un clic en Guardar Como en el menú principal.
  • En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba el nombre del archivo y la ubicación y haga clic en Guardar.

Modos

Para simplificar el uso de la aplicación PDF Architect 4, existen tres modos de inicio rápido están agrupados en la sección separada. Usted puede acceder a ellos través de las cintas siguientes: Ver, Crear, Convertir, Editar, Insertar, Revisar, Proteger y Firmar, Formulario, OCR.

El modo Ver le permite ver el documento activo. Para seleccionar, copiar el texto y luego ponerlo en el portapapeles, use el modo Seleccionar. Si desea realizar cualquier acción en el texto, imágenes, anotaciones y los otros elementos, active el modo Editar.

Establecer Lengua

El programa PDF Architect 4 está disponible en los siguientes idiomas :

  • Inglés
  • Francés
  • Alemán
  • Español
  • Italiano
  • Ruso
  • Portugués
  • Japonés

Para cambiar el idioma, por favor siga cualquiera de los pasos a continuación:

  • El asistente de instalación del PDF Architect 4 le pedirá que elija el idioma de su preferencia durante el proceso de instalación.
  • También es posible cambiar el idioma de la interfaz del PDF Architect 4 dentro del programa. Para ello, vaya a la pestaña de Ayuda y haga clic en el botón de Opciones. Luego se abrirá el cuadro de diálogo en donde podrá ubicar la pestaña de Idioma. En el cuadro de diálogo Opciones, ir a la ficha Idioma y establecer el idioma deseado seleccionándolo.

Modificar Asociación Predefinida

Para establecer el programa PDF Architect 4 como la aplicación predefinida para ver archivos .pdf, por favor haga clic en el botón Opciones del grupo Producto (pestaña Ayuda). En el cuadro de diálogo Opciones, ir a la ficha General y seleccionar Habilitar la opción Establecer como predeterminado para abrir PDFs para marcar esta asociación. Se puede marcar esta opción también al abrir el programa si no se configuró antes.

También se puede hacer PDF Architect 4 la aplicación que abre por defecto los archivos .pdf antes de empezar a usar el programa. Para ello, simplemente seleccione la caja de verificación Quiero que el PDF Architect sea la aplicación predeterminada para abrir archivos PDF durante la instalación.

Verificar Actualizaciones

Para comprobar si hay actualizaciones disponibles para su aplicación en nuestro servidor, haga un clic en Verificar actualizaciones del programa en el grupo de Producto (la opción Ayuda). Si no tiene la versión reciente, aparecerá una nota para actualizar su aplicación.

Acepte la confirmación y elija Descarga para empezar a descargar las actualizaciones en el gestor de descargas, el mismo que está establecido en el ordenador de forma predeterminada. Luego verá el progreso de la instalación de la actualización de PDF Architect 4 y sus respectivos módulos. Con el fin de asegurar mejoras en el uso del programa, la versión de los módulos debe corresponder con la versión de la aplicación principal.

Si la versión de un módulo no concuerda con la de la aplicación principal, entonces se le pedirá que instale el módulo con la debida versión.

Si Ud. ya cuenta con la versión más reciente del PDF Architect 4, el programa le arrojará un mensaje confirmando esta situación.

Para establecer la función de actualizaciones automáticas, por favor haga clic en el botón de Opciones del recuadro Producto (pestaña Ayuda). Cuando aparezca el diálogo Opciones, seleccione Habilitar las Actualizaciones automáticas en la ficha General. Al hacer clic en el botón Habilitar, permite que PDF Architect 4 verifique automáticamente si hay versiones más recientes en el servidor.

También es posible permitir las actualizaciones automáticas incluso antes de empezar a usar PDF Architect 4. Para ello, por favor seleccione la opción de Permitir actualizaciones automáticas durante el proceso de instalación del PDF Architect 4.

Le recomendamos encarecidamente que renueve la licencia antes de la fecha de expiración estipulada en las condiciones de compra si desea seguir usando el programa.

Propiedades de Documento

Para obtener información del documento como el título y el autor:

  • Seleccione la opción Propiedades del menú principal.
  • Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del documento y seleccione la opción Propiedades del menú de contexto (disponible tan sólo si el modo Ver está seleccionado)

La ficha Descripción del cuadro de diálogo Propiedades de Documento contiene la información básica de un documento activo, como el creador del PDF, la versión de PDF, el tamaño y la ubicación del archivo, el tamaño de la página y la cantidad de páginas.

  • Puede editar los siguientes campos de la ficha Descripción: Título, Autor, Tema y Palabras clave. En caso de que usted no pueda editar los campos de la ficha Descripción, esto significa que el documento está protegido. Para consultar las restricciones de seguridad de un documento activo, ir a la ficha Seguridad:
  • Para obtener más información sobre cómo restringir los permisos de un documento y proteger los documentos con contraseñas, consultar el Módulo Proteger y firmar.
  • Para obtener una lista completa de los tipos de fuente utilizados en un documento activo, ir a la ficha Fuentes:
  • En la ficha Vista inicial, puede especificar algunas preferencias de vista de un documento activo: determinar la disposición de las páginas del documento estableciendo un diseño de página indicado, luego seleccionar el panel en el que se visualizará.
  • Cuando haya terminado de trabajar con el documento, elegir guardar los cambios realizados cuando aparezca el mensaje. Volver a abrir el documento para ver los efectos.

Enviar

PDF Architect 4 le brinda la posibilidad de enviar documentos directamente desde nuestra aplicación como mensaje de correo electrónico. Para enviar un documento activo por medio de su aplicación cliente de correo electrónico predeterminada, seguir los pasos que se detallan a continuación:

  • Seleccionar Enviar en el menú Archivos
  • Ir a la ficha Correo electrónico
  • Hacer clic en el botón Enviar

Aparecerá un archivo adjunto en su ventana de aplicación de correo electrónico predeterminada. Simplemente ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario y enviar el archivo.

Herramienta de captura instantánea

PDF Architect 4 cuenta con una herramienta especial de captura instantánea, la cual le permite copiar un contenido seleccionado al Portapapeles y por consiguiente pegarlo en otra aplicación.

Para hacer una captura instantánea:

  • Vaya a la pestaña Ver, ubique el recuadro de Herramientas y haga clic en el botón Instantánea.
  • Copie el contenido deseado haciendo clic en la página y arrastrando la selección. Al hacer esto, los colores del área seleccionada se invertirán para así marcar el resaltado.
  • Al soltar el botón del ratón, aparecerá una notificación:Es posible pegar la selección copiada en un documento PDF o bien en otra aplicación

Impresión

Para imprimir el documento activo, use los puntos siguientes:

  • Haga un clic en Imprimir en el menú principal.
  • Haga un clic en el ícono Imprimir en la Barra de Acceso Rápido.
  • Use la combinación de acceso directo Ctrl + P.
  • Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del documento y seleccione la opción Imprimir del menú contextual (disponible tan sólo si está seleccionado el modo Ver

Opciones de Impresión

Las opciones descritas abajo están disponibles en la caja de dialogo Imprimir del programa PDF Architect 4: Seleccione una Impresora de la lista de impresoras disponibles y configure las propiedades.

Establecer el Tamaño de Papel y la Fuente del Papel: determine qué tamaño de página de PDF desea para la bandeja de salida. Esta opción le permite imprimir archivos PDF con varios tipos de tamaños de página en impresoras que cuentan con diferentes tamaños de bandejas de salida.

Establecer el intervalo de páginas a imprimir del documento activo:

  • Todas – imprime todas las páginas del documento;
  • Actual – imprime la página visible de la vista actual;
  • Personalizar – imprime una selección de páginas. Introduzca un número de página individual o un intervalo de páginas separados por guiones: “-“. Por ejemplo, 6, 8, 5-12.

El programa le permite otros tipos de impresiones:

  • Sólo páginas impares – imprime cada 2 páginas a partir de la primera;
  • Sólo páginas pares – imprime cada 2 páginas a partir de la última.

También es posible invertir el orden de impresión de las páginas (el botón Invertir páginas). Escalar el papel para reducir o aumentar las páginas durante la impresión:

  • Ninguno: le permite imprimir la parte superior izquierda o el centro de una página sin escalas (si está girada de forma automática o centrada). Las páginas que no quepan en el papel serán recortadas.
  • Ajustar al área de impresión: permite que cada página reducida o aumentada se ajuste al área de impresión del tamaño de papel actual.

La función de autorotar y centrar puede ser configurada para ajustar la orientación del PDF y hacer que coincida con la orientación especificada en las propiedades de la impresora.

  • Marque Imprimir al archivo para crear un archivo PostScript que dependerá de un dispositivo.
  • Marque Color de impresión en negro para imprimir el documento en este color. Para ello, haga clic en impresora.

Para las opciones de impresión, por favor marque cualquiera de las opciones a continuación de la lista desplegable:

  • Imprimir tan sólo el documento: imprime el documento sin ningún comentario que haya sido añadido anteriormente al documento.
  • Imprimir tan sólo los comentarios: imprime todos los comentarios disponibles en el documento.
  • Imprimir el documento y los comentarios (opción predeterminada): imprime el documento con sus respectivos comentarios.

Es posible seleccionar la orientación de la página: vertical u horizontal .

También se puede imprimir un documento como un Póster o un Folleto. El póster se arma al dividir cada página en cuadrados del póster para luego imprimirlas por separado.

La Escala de cuadrados significa el tamaño de cada cuadrado. El tamaño del póster resultante depende del valor definido en el campo de la escala del cuadrado. Mientras más alto sea el valor, más grande será el tamaño del póster. Esta escala está configurada por defecto en 100%.

También es posible configurar el tamaño del área de Superposición en el campo del mismo nombre. Si no se especifica el valor, entonces el tamaño será el valor predeterminado de 0,005 pulgadas. Coloque todas las páginas en el orden deseado para armar el póster.

Al seleccionar la impresión de un archivo de varias páginas como un folleto, entonces el formato será de dos páginas por hoja. Haga clic en el botón de Folleto para ver las propiedades:

En el submenú de Folleto, por favor elija cualquiera de las siguientes opciones:

  • Ambos lados: imprime el folleto usando los dos lados de la página.
  • Sólo cara delantera
  • Sólo cara trasera

Las opciones Sólo cara delantera y Sólo cara trasera permite que se imprima el folleto usando un sólo lado de cada hoja.

Si su impresora no es compatible con la impresión a doble cara, es posible imprimir las caras delanteras de todas las páginas, voltear las páginas para colocarlas de nuevo en la impresora para luego imprimir las caras traseras. Si decide imprimir un folleto, debe considerar cómo desea encuadernar la impresión final antes de determinar el formato del documento. Elija entre las opciones de encuadernación disponibles en el menú desplegable:

  • Izquierda: las páginas aparecen en posición horizontal. Las páginas impares del documento se encontrarán a mano derecha y las pares, a mano izquierda.
  • Derecha: las páginas aparecen en posición vertical. Las páginas impares del documento se encontrarán a mano izquierda y las pares, a mano derecha.

Al aplicar la encuadernación de derecha o de izquierda, la página se adaptará de forma obligatoria a la orientación horizontal.

  • Izquierda (alto): imprime el folleto en orientación vertical. Las páginas impares del documento se encontrarán a mano derecha y las pares, a mano izquierda.
  • Derecha (alto): imprime el folleto en orientación vertical. Las páginas impares del documento se encontrarán a mano izquierda y las pares, a mano derecha.

La opción de impresión Múltiple le permite imprimir varias páginas en una sola hoja. Elija el número de páginas que desea imprimir en una sola hoja yendo al menú desplegable de Páginas por hoja: 2,4,6,9 o 16.

También se puede imprimir los bordes de la página u ocultarlos. La casilla de Imprimir los bordes de página permite configurar esta opción.

Para use Impresión en ambos lados del pape, seleccionar el casillero de verificación que corresponda. Usar una de las siguientes opciones para imprimir a doble cara:

  • Encuadernación por el borde largo - imprime de ambos lados de una página con la hoja en sentido horizontal.
  • Encuadernación por el borde corto - imprime de ambos lados de una página con la hoja en sentido vertical.

Si no está disponible el casillero de verificación Impresión en ambos lados del pape, probablemente la impresora seleccionada no cuente con esa función.

Elija el orden deseado de las páginas:

  • Horizontal: muestra una secuencia de izquierda a derecha en la página.
  • Horizontal al reverso: muestra una secuencia de derecha a izquierda en la página.
  • Vertical: la secuencia de la página comienza a mano izquierda y va de arriba hacia abajo.
  • Vertical al reverso: la secuencia de la página comienza a mano derecha y va de arriba hacia abajo.

La vista preliminar del documento aparecerá en el menú de impresión.

Ver una página a la vez. Para ello, use la barra de desplazamiento a la derecha de la vista preliminar de la página. Asimismo, abajo aparecerá el número de páginas disponibles y el número de la página consultada.

A ambos lados de la página que se está previsualizando, se puede observar el tamaño de la página desplegada. Para modificar la unidad de medición, hacer clic en Opciones en el menú principal de la aplicación e ir a la ficha Maqueta del cuadro de diálogo Opciones. Una vez en la ficha Maqueta, seleccionar la unidad de medida necesaria en la opción Unidades: pulgadas, milímetros, centímetros, puntos.

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